Gribskov Kommune er blevet tildelt prisen for ”Danmarks bedste udbud 2014” af Forum for Offentlig Privat Samarbejde. Prisen blev overrakt på en konference på SAS Radisson Blu i København. - Ikke nok med at kommunen er gået foran og har lavet det hidtidig største udbud af velfærdsydelser, det er også blevet kåret som Danmarks bedste 2014. Prisen er blevet tildelt efter en nominering blandt mange ansøgere ud fra fire kriterier.

Det var en stolt borgmester, Kim Valentin der holdt en kort takketale til politikere, medarbejdere og rådgivere tilknyttet udbúddet i Gribskov.

Gribskov kommune fik tildelt prisen som Danmarksbedste ud fra fire kriterier:

  1. Udbuddet er nytænkende i sin definition af opgaven og/eller organiseringen af samarbejdet.
  2. Udbuddet skaber rum for den private leverandørs tilførsel af merværdi til opgaveløsningen.
  3. Udbuddet sikrer et balanceret fokus på omkostningseffektivitet og kvalitet i forhold til den udbudte ydelse.
  4. Udbuddet er processuelt veltilrettelagt.

Artiklen her giver en kort beskrivelse af udbuddet inden for de fire kriterier som Gribskov Kommune er blevet nomineret og valgt efter. For øvrige oplysninger henvises til Gribskov Kommunes hjemmeside eller Rådgivningsvirksomheden De 4 Vinde ApS

Udbuddet i Gribskov Kommune har vist sig nytænkende i sin definition af opgaven

Gribskov Kommune har redefineret opgaveløsningen og dermed organiseringen på flere felter indenfor ældre/sundhedsområdet hvoraf der i denne sammenhæng kun nævnes: 1) Den aktiverende tilgang 2) Præ- og posthospitale funktion 3) sømfrie sektor overgange

 Den aktiverende tilgang, når borger skal støttes

Interview med borgerne forud for udbuddet viste at alle borgere helst vil mestre deres eget liv. Det tog Gribskov Kommune til sig  og redefinerede opgaverne m.h.p. at bevæge sig fra en "indlæggelsesfilosofi " til en "forebyggelsesfilosofi". Det vil sige man  gør den forebyggende indsats til et anliggende, for alle leverandører. Kommunen har derfor ladet opgaveløsningen gennemsyre af en aktiv tilgang m.h.p. at støtte alle i at vedligeholde deres færdigheder ved at fokusere på ressourcerne hos den enkelte borger har frem for "blot at hjælpe".

Konkret kommer det til udtryk ved, at leverandørerne skal arbejde med tre indsatsniveauer: Den aktiverende, den rehabiliterende og den kompenserende tilgang. Den kompenserende tilgang, er i dag den dominerende tilgang blandt fagfolk på ældreområdet. Kommunen har redefineret opgaveløsningen af alle ydelser på området v. bl.a. at  lægge vedligeholdende træning ind i alle ydelserne frem for alene at lade borgeren modtage dette på et træningscenter. 

 

Den Præ- og posthospitale funktion

I årene fremover vil der ske en stadig øget opgaveglidning fra hospital til kommune på sundhedsområdet og derfor har man af faglige og økonomisk grunde etableret en præ- og post hospital indsats. Den præhospitale indsats handler bl.a. om at reducere Gribskov Kommunes indlæggelser og genindlæggelser ved forebyggelige diagnoser og korttidsindlæggelser eksempelvis ved bl.

  •  At udgående funktioner fra specialistenhed, tilbyder specialiseret sygeplejefaglig indsats  på tværs af leverandører
  •  At egen læge henviser borgere til akutpladser til præhospital indsats 

Den posthospitale indsats omhandler borgere, som er færdigbehandlet på hospitalet, men som  ikke har mulighed for at opholde sig i eget hjem med den almindelige indsats, hvor en udgående specialiseret indsats fra Center for midlertidig ophold kan gennemføre dette. Den konkrete opgaveløsning omfatter fx.  indsats ift. borgere med behov for anlæggelse af venflon.

De sømfrie overgange

Gribskov kommune har tilrettelagt udbuddet i 9 delaftaler, hvor specialiserede leverandører kan byde ind. Det vil sige fagekspertisen er koncentreret frem for at den er spredt, hvilket betyder at leverandøren har større mulighed for i en "lille kommune" at tiltrække, rekruttere og udnytte "de bedste fagligheder" på området . Overgange mellem sektorer , hospital - kommune, eller  træning og hjemmepleje er normalt vanskelig og borgeren kommer let i pres mellem "sektor-fagligheder" Dette har Gribskov Kommune søgt løst ved at indføre begrebet "sømfrie-overgange". Leverandøren  får derved et særligt ansvar for at etablere ”det gode samarbejde” på tværs ift. andre leverandører.

"Det sømfrie samarbejde"  vil været et af de parametre som kommunen følger op på når fx. årets leverandør skal vælges. De sømfrie overgange handler bl.a.  matrikelfællesskab mellem plejecenterleverandør og træningsleverandøren. Det kan også være i samarbejdet med Regionen ved indlæggelse/udskrivning, samarbejde med egen læge, fysioterapeuter. Konkret skal borgeren opleve et ”sømfrit” samarbejde mellem leverandøren, og andre der leverer ydelser til borgeren.

Udbuddet  i Gribskov skaber rum for den private leverandørs tilførsel af merværdi.

Udbudsprocessen har været tilrettelagt på basis af dialog med potentielle leverandører  via fokusgruppeinterviews på tværs af leverandørerne og individuelle interviews. Potentielle tilbudsgiver har dermed kunne bidrage med input til udbuddets form og indhold. På denne baggrund er der lagt en række elementer ind i udbuddet, som sikrer at leverandørerne kan tilføre opgaverne merværdi,  fx. i form af nye  ideer og løsningsbeskrivelser af hvorledes opgaverne kan løses set i leverandør perspektiv, samt ikke mindst kontraktens varighed, så leverandøren har incitament til investering i nye løsninger - Herunder fremdrages to eksempler:

Offentlig Privat Innovationssamarbejde:
Samarbejdet er etableret som et forpligtende Innovations-partnerskab, som går på tværs af leverandører. Formålet med Innovationspartnerskabet er:

  • at sikre innovation inden for social-, sundhed og arbejdsmarkedsområdet, og dermed være med til at håndtere fremtidige udfordringer
  • at høste kvalitetsmæssige og økonomiske gevinster ved udnyttelsen af f.eks. ny teknologi og nye faglige metoder.
  • at igangsætte kortsigtet såvel som langsigtet innovationstiltag.

Innovationspartnerskabet  er økonomisk opbygget dels omkring kommunens eget bidrag, dels bidrager hver leverandør med en procent af deres omsætning til en innovationspulje. Puljens midler frigøres  bla. på basis af konkrete og motiverede ansøgninger..

Ni Spørgsmål som øger tilbudsgivers mulighed for at ramme rigtigt og kommunens mulighed for at vurdere tilbuddet

Kommunen har i udbudsmaterialet kravsspecificeret en række minimumskrav som leverandøren skal opfylde.  Herudover har kommunen stillet tilbudsgiverne 9 temaspørgsmål, som leverandørerne i deres tilbud bød ind på mhp. at tilbyde merværdi. De bød eksempelvis ind på A) konkrete metoder til at understøtte den aktiverende tilgang, B)  hvordan de agter at skabe glidende overgange til andre leverandører og myndighed og C) hvordan de vil samarbejde med civilsamfundet.

Udbuddet i Gribskov sikrer et balanceret fokus på omkostningseffektivitet og kvalitet .

Kommunens fokus har været på, at konkurrenceudsættelse ikke bare bliver et spørgsmål om at få leveret en service så billigt som muligt, men at opnå den bedst mulige balance mellem pris og kvalitet. Dvs. at der i udbuddet er konkurreret både på pris og på kvalitet (50%/50%). Det overordnede fokus i udbuddet har været at sikre borgerne den bedste service uden at det bliver dyrere bl.a. ved:

  • At holde det nuværende udgiftsniveau til service på social og sundhedsområdet
  • At sikre borgerne bedre og effektive forløb via en bedre koordineret indsats på tværs

Kvalitet

På de kvalitative parametre er der stillet en række mindstekrav i form af servicebeskrivelser og kvalitetsstandarder, som skal efterleves i leveringen af ydelsen. Desuden har  de 9 spørgsmål, som tilbudsgiverne har skulle besvare i form af en løsningsbeskrivelse ud fra en række pejlemærker danne grundlag for at leverandøren kunne konkurrere på kvalitet og metoder.

Pris og visitation

Kommunen ønskede ikke et afregningssystem, hvor der afregnes for hver enkelte ydelse der leveres. I stedet har kommunen ønsket en forenklet afregnings­proce­dure, hvor der afregnes i "bundter af ydelser".Såkaldte "pakker" der hver især dækker et større interval af ydelser. Det var tilbudsgivers opgave, at give tilbud på disse pakker. I forbindelse med visitation, levering og afregning af ydelser er det et vigtigt princip, for kommunen at borgerne visiteres til ydelser og ikke pakker. Visitationen af ydelser er således styrende for den hjælp borgerne får, medens pakkerne alene er et  enkelt og effektivt "værktøj" til afregne mellem kommune og leverandør.

Produktivitetsgevinst

Ved at udbyde opgaverne fraskrev kommunen sig i første omgang muligheden for at ind­høste løbende produktivitetsgevinster. Derfor bad Gribskov Kommune tilbudsgiverne dele denne gevinst med kommunen ved at give tilbud på en årlig produk­ti­vitets­gevinst i aftaleperioden. Produktivitetsgevinsten betyder at de pris- og lønregulerede tilbudspriser årligt reduceres med den "gevinst" der blev tilbudt.

Udbuddet  i Gribskov er processuelt veltilrettelagt.

Udbuddet begyndte den politiske proces helt tilbage i november 2012 og kulminerede med kontraktunderskrivelse i marts 2014.

Inddragelse af leverandørerne på markedet  skete via en mini-workshop, hvor der deltog  24 leverandører. Derudover blev der afholdt en række fokusgruppeinterviews med 15 forskellige leverandører og derudover 1:1 dialogmøder. Outputtet blev benytte i den efterfølgende tilrettelæggelse af udbuddet.

Ved inddragelse af borgere fik Kommunen input til det, som det hele handler om, borgernes hverdag. Disse opdagelser blev bla. benytte i en ramme beskrivelse af det gode plejecenter som er en del af kravsspecificeringen. Formålet var at give tilbudsgiver på et komplekst område  et mere præcist billede af hvad kommunen som minimum forventede leverandøren skulle leve op til.

Ved inddragelsen af fageksperterne fik kommunen input til rammebetingelser og kravsspecifikationer og afklaret faglige sammenhænge og snitflader. 

Evalueringen af tilbuddene var systematisk tilrettelagt med tværfaglige sammensatte evalueringsgrupper der ud fra en evalueringsvejledning, som byggede på de 9 spørgsmål stillet til leverandørerne (se tidligere) scorede de indkommende tilbud kvalitativt og økonomisk. Scoringen blev lettet af at der til de 9 spørgsmål var opsat pejlemærker som gjorde det muligt dels for tilbudsgiver at se retningen af kommunens ønsker og tankesæt, dels for evalueringsgrupperne på tværs af fagligheder at fastsætte en score.

Systematisk forberedelse afgørende for succes. Sammenfattede har Gribskov på et meget komplekst område (flere såkaldte bløde områder), skabt en udbudsproces som er tilpasset en lokal kontekst, i kraft af stor involvering. Samtidigt har Gribskov Kommune, sammen med de øvrige aktører forberedt sig systematisk på en fælles fremtid, hvor involvering af borgere, medarbejdere, fageksperter, civilsamfund og andre interessenter er afgørende for succes. Dette har naturligvis været omkostningsfuldt, men næppe mere end de omkostninger kommuner bruger når det eksempelvis bygger en ny skole, hvor man som tommelfingerregel forventer at 10 - 12 % af det samlede udbud går til rådgivere og forberedelse.